Der Begriff „Instandhaltung" summiert spezielle technische und administrative Maßnahmen, die derr Erhaltung oder Rückführung eines funktionsfähigen Zustandes dienen. Schritte zur Instandhaltung erfassen den situativen „ IST- Zustand" und tragen zur langfristigen Wahrung des SOLL- Zustandes bei. Demnach umfasst eine Instandhaltung sowohl Inspektionen, die die tatsächliche Funktionalität des Objektes bewerten als auch Wartungen, die den SOLL- Zustand garantieren. Zusätzlich impliziert eine Instandhaltung Instandsetzungen. Intention der Instandsetzungen ist die Wiederherstellung des Ideal- bzw. Soll- Zustandes. Die erforderlich werdenden Schritte sichern eine korrekte Funktionalität und beugen einem etwaigen Wertverlust der Objekte vor.
Um die funktionale und einwandfreie Beschaffenheit eines Mietshauses anhaltend gewährleisten zu können, ist der Vermieter in regelmäßigen Intervallen dazu verpflichtet die Immobilie instand zu setzen und diese instand zu halten. Werden diesbezügliche Maßnahmen unterlassen, ist das Haus dauerhaft Witterung und Verschleißprozessen ausgesetzt. Derartige Einflüsse schädigen die Gebäudesubstanz und mindern die Wohnqualität. Schreiten die Abnutzungsprozesse im Haus soweit voran, dass ein funktionaler Gebrauch der verschlissenen Objekte nicht mehr möglich ist, muss der Vermieter laut geltender Rechtsprechung zeitnah Abhilfe schaffen.
Für Instandhaltungsarbeiten ist der Austausch defekter Sanitärinstallationen und Abwasser- bzw. Wasserleitungen unerlässlich. Beschädigte Fenster sind zu ersetzen oder professionell zu reparieren. Das Ausführen von Schönheitsreparaturen fällt ebenso unter Maßnahmen zur Instandhaltung. Die Ersetzung fehlerhafter Gemeinschaftsantennen, Erneuerungen des Treppenhauses, Einbauten neuer Wohnungstüren und Arbeiten an der Hausfassade sind zwingend notwendig, um die funktionale Beschaffenheit der Immobilie aufrecht zu erhalten. Für diese Zwecke müssen Mieter den beauftragten Handwerkern bei Bedarf Zutritt in ihre Wohnung gewähren. Essentielle Arbeiten sind durch den Mieter zu dulden. Dem Vermieter obliegt in diesem Kontext eine Ankündigungspflicht, die explizit über Umfang und Art der jeweiligen Maßnahmen informiert. Der Mieter ist rechtzeitig über das bevorstehende Vorgehen bzw. diesbezügliche Planungen zu unterrichten. Eine verbindliche Frist ist hierbei nicht einzuhalten. Ebenso kann die Mitteilung optional formlos oder schriftlich erfolgen. Eine mündliche Unterrichtung ist daher zulässig. Allerdings bestimmen Umfang und Ausmaß der Arbeiten über die Dauer der entsprechenden Vorlauffrist. Grundsätzlich fällt der Vorlauf länger aus, sofern die potentiellen Maßnahmen den Mieter maßgeblich einschränken.
Geht die Ankündigung mit keinem angemessenen Vorlauf einher, darf der Mieter sowohl dem Vermieter als auch den ausführenden Handwerkern den Zugang zur Wohnung verweigern. Bei dringenden Notmaßnahmen, die eine unmittelbare Erledigung erfordern, greifen diese Regelungen nicht. Außerdem hält der Mieter eine Duldungspflicht inne. Einwirkungen, die in Verbindung mit den Baumaßnahmen auftreten, sind ohne Einwände zu dulden. Das Behindern der Arbeiten ist verboten. Im Vorfeld des Ausführens muss der Mieter Einrichtungsgegenstände, die von den Maßnahmen betroffen sein könnten, umräumen und abdecken. Fallen die Schritte zur Instandhaltung übermäßig umfangreich aus und zwingen den Mieter zum Verlassen seiner Wohnung, besitzt er das Anrecht von dem Vermieter eine Ersatzraumwohnung oder ein Hotelzimmer zur Verfügung gestellt zu bekommen. In diesen Fällen muss der Mieter keine Mietzahlungen leisten. Nach Abschluss der Schritte muss der Vermieter die vermietete Wohnung reinigen und in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzen lassen.